Wie oft muss ein Büro gereinigt werden?

Die kurze Antwort

Wer fragt, wie oft ein Büro gereinigt werden muss, bekommt meist eine Zahl: zweimal pro Woche, dreimal, täglich. Keine dieser Zahlen steht in einer Vorschrift für das ganze Büro. Der brauchbare Weg geht andersherum: zuerst die Räume nach ihrer Nutzung in Gruppen einteilen, dann je Gruppe festlegen, was wie oft geschieht. Das Ergebnis ist ein Reinigungsplan, und der ist die Grundlage für jedes Angebot.

Drei Dinge bestimmen diesen Plan: wie viele Personen das Büro an einem normalen Tag nutzen, wie groß der Anteil der Sanitärräume und Teeküchen ist, und ob Besucher kommen. Dazu kommen Bodenart und Glasflächen, die ihren eigenen Rhythmus haben. Wer diese Angaben hat, kann den Plan ohne großen Aufwand aufschreiben.

Was die Regeln sagen und was nicht

§ 4 Absatz 2 der Arbeitsstättenverordnung verpflichtet den Arbeitgeber, dafür zu sorgen, dass Arbeitsstätten den hygienischen Erfordernissen entsprechend gereinigt werden; Verunreinigungen und Ablagerungen, die zu Gefährdungen führen können, sind unverzüglich zu beseitigen. Ein Intervall nennt die Verordnung nicht. Was die hygienischen Erfordernisse in einem bestimmten Büro bedeuten, legt der Arbeitgeber selbst fest.¹

Den Rahmen dafür geben § 3 und § 3a derselben Verordnung: Der Arbeitgeber beurteilt die Gefährdungen in seiner Arbeitsstätte und legt danach die Maßnahmen fest. Dabei hat er die vom Bundesministerium für Arbeit und Soziales bekannt gemachten Regeln zu berücksichtigen; hält er sie ein, ist davon auszugehen, dass die Anforderungen der Verordnung insoweit erfüllt sind. Wendet er sie nicht an, muss er auf anderem Weg die gleiche Sicherheit und den gleichen Gesundheitsschutz erreichen. Diese Regeln sind die Technischen Regeln für Arbeitsstätten, kurz ASR.^{2, 3}

Für die Reinigung wird nur eine davon konkret: die ASR A4.1 Sanitärräume (Ausgabe September 2013, zuletzt geändert im März 2022). Punkt 5.1 sagt: Toilettenräume und ihre Einrichtungen sind in Abhängigkeit von der Häufigkeit der Nutzung zu reinigen und bei Bedarf zu desinfizieren; bei täglicher Nutzung müssen sie mindestens täglich gereinigt werden. Für Waschräume formuliert Punkt 6.1 weicher: Werden sie täglich genutzt, sollen sie täglich gereinigt werden. Beide Punkte empfehlen außerdem, im Raum einen Reinigungsplan anzubringen, den das verantwortliche Reinigungspersonal fortlaufend abzeichnet.^{4, 5}

Vom Raum zum Rhythmus

Teilen Sie das Büro in Raumgruppen ein, die ähnlich genutzt werden. Für jede Gruppe stellen Sie drei Fragen: Wie viele Menschen berühren die Flächen an einem Tag? Entsteht dort Schmutz oder Feuchtigkeit? Und fällt es sofort auf, wenn etwas liegen bleibt? Je öfter die Antwort Ja lautet, desto kürzer der Abstand.

Sanitärräume und Teeküche

Sanitärräume sind die einzige Gruppe mit einer klaren Vorgabe. Werden die Toilettenräume an jedem Arbeitstag genutzt, gehört ihre Reinigung an jeden Arbeitstag in den Plan, unabhängig von der Größe des Büros. Dazu zählen Toiletten, Urinale, Waschbecken, Armaturen, Spiegel, Böden, Abfallbehälter und das Nachfüllen von Seife, Papier und Handtüchern. Ist das Büro nur an drei Tagen in der Woche besetzt, verschiebt sich der Rhythmus mit der Nutzung, nicht mit dem Kalender.

Für die Teeküche gibt es keine Vorgabe, sie verhält sich aber wie ein Sanitärraum: Feuchtigkeit, Lebensmittelreste, viele Hände an Griffen und Armaturen. Spüle, Arbeitsflächen, Tische, Außenseiten der Geräte und Boden gehören bei täglicher Nutzung täglich auf den Plan. Kühlschrank und Mikrowelle innen bekommen einen festen, längeren Abstand, und der Plan sollte sagen, wer abgelaufene Lebensmittel vorher entfernt. Diese Frage wird leicht vergessen.

Arbeitsplätze und Besprechung

Hier gibt es keine Vorgabe, dafür den größten Spielraum. Entscheidend ist weniger die Fläche als das, was täglich anfällt: Papierkörbe, Fingerspuren an Türen und Lichtschaltern, Krümel am Platz. In einem Büro mit festen Plätzen und wenig Besuch reichen für Oberflächen und Böden oft zwei Einsätze pro Woche; Papierkörbe werden an denselben Tagen geleert. Bei geteilten Arbeitsplätzen nutzen mehrere Personen denselben Tisch, dann rückt die Tischreinigung näher an den täglichen Rhythmus.

Besprechungsräume richten sich nach dem Kalender, nicht nach der Fläche. Ein Raum mit Kundenbesuch muss vor dem Termin sauber sein; ein interner Raum verträgt den Rhythmus der Arbeitsplätze. Eine einfache Regel: Räume, die Besucher sehen, also Empfang, Besprechung und Besuchertoilette, werden häufiger und vor Terminen gereinigt. Räume, die nur das eigene Team sieht, bekommen den der Arbeitsplätze.

Böden, Glas, Grundreinigung

Böden trennen Sie nach Belag und Weg. Eingang, Flure und Verkehrswege sammeln den Schmutz von draußen und werden häufiger gereinigt als der Teppich unter dem Schreibtisch. Hartböden werden feucht gewischt, Teppich gesaugt, und jede Bodenart bekommt ihre eigene Zeile im Plan. Glas ist eine eigene Position mit eigenem Rhythmus: Innenverglasung und Türglas mit Fingerspuren häufiger, Fensterglas außen in einem Abstand von Monaten, je nach Lage und Verkehr. Mehr dazu unter Glasreinigung.

Eine Grundreinigung gehört nicht in den Wochenrhythmus. Sie ist der einmalige Einsatz zum Start oder in langen Abständen, etwa für Bodenpflege, Polster oder Lamellen. Was die laufende Reinigung erhalten soll, muss vorher einmal hergestellt sein; dazu Grundreinigung.

Beispielplan für 10, 25 und 50 Personen

Die drei Pläne zeigen, wie sich der Rhythmus mit der Nutzung verschiebt. Angenommen ist ein Büro, das von Montag bis Freitag besetzt ist, mit einer Teeküche und Besuch nur in kleinem Umfang. Die Pläne sind Beispiele zum Anpassen, kein Angebot und keine Zusage von GlanzFix; Ihr eigener Plan kann in jeder Zeile abweichen.

Lesen Sie die Tabelle zeilenweise, nicht spaltenweise. Ein Büro mit 25 Personen und Publikumsverkehr rutscht beim Empfang in die Spalte für 50; ein Büro mit 50 Personen, das nur an drei Tagen besetzt ist, rutscht bei den Arbeitsplätzen nach links. Die Personenzahl ist der Einstieg, die Nutzung entscheidet.

Plan und Leistungsverzeichnis: der Unterschied

Im Alltag werden beide Begriffe vermischt. Der Reinigungsplan ist Ihr Dokument: Er legt fest, welche Raumgruppe wie oft dran ist, und hängt im besten Fall dort, wo gereinigt wird. Das Leistungsverzeichnis ist das Dokument des Auftrags: Es beschreibt je Raum oder Raumgruppe die einzelnen Tätigkeiten, ihre Häufigkeit und die Grenzen, also was nicht enthalten ist. Der Plan ist die Frage, das Leistungsverzeichnis die Antwort, die beide Seiten unterschreiben.

• Raumgruppen mit Raumbezeichnungen und der Bodenart je Gruppe
• Je Raumgruppe die Aufgaben, getrennt nach täglich, wöchentlich, monatlich und seltener
• Die Tage, an denen das Büro besetzt ist, und Zeiten geringer Belegung
• Sonderfälle: Besuchertage, Veranstaltungen, Ferienwochen mit wenig Belegung
• Wer Seife, Papier und Handtücher nachfüllt und wer sie bestellt
• Eine Spalte zum Abzeichnen, wie es die ASR A4.1 für Toiletten- und Waschräume empfiehlt

Quellen^{4, 5}

Reinigungszeiten im Alltag

Der Rhythmus sagt, wie oft; das Zeitfenster sagt, wann. Beides zusammen entscheidet, ob der Plan im Alltag funktioniert. Eine Reinigung während der Arbeitszeit braucht freie Räume: Besprechungsräume zwischen zwei Terminen, Arbeitsplätze in Zeiten geringer Belegung, Sanitärräume mit einer kurzen Sperrung. Legen Sie im Plan fest, welche Räume zu welcher Zeit zugänglich sind und wer öffnet und schließt.

GlanzFix reinigt montags bis samstags zwischen 08:00 und 20:00 Uhr, sonntags nicht. Innerhalb dieses Rahmens werden die Zeiten passend zu Ihren Abläufen vereinbart. Prüfen Sie Ihren Entwurf deshalb vor der Anfrage gegen diesen Rahmen: Die tägliche Sanitärreinigung lässt sich auf den Vormittag oder den späten Nachmittag legen, die Arbeitsplätze auf Tage mit geringer Belegung oder auf den Samstag.

Ein Punkt, der in vielen Plänen fehlt: Wer prüft, ob gereinigt wurde? Der ausgehängte Plan mit Abzeichnung im Sanitärraum ist das einfachste Mittel. Dazu gehört eine Stelle für Rückmeldungen, die beide Seiten kennen, damit ein ausgelassener Raum am selben Tag auffällt und nicht erst am Monatsende.

Vom Plan zum Angebot

Ein Angebot ist nur so gut wie die Angaben dahinter. Mit einem Plan je Raumgruppe erhalten Sie Angebote, die sich vergleichen lassen, weil alle Anbieter dasselbe rechnen. Wie sich aus dem Plan ein Preis ergibt und warum Sanitäranteil und Rhythmus den größten Hebel haben, steht in Was kostet Büroreinigung?. Für Arztpraxen gelten eigene Anforderungen an die Hygiene, dazu Praxisreinigung.

Für die Anfrage reichen Fläche, Personen, Sanitärräume, Teeküche und der gewünschte Rhythmus. Ihr Plan darf gern mit: Er ist die beste Vorlage für das Leistungsverzeichnis, das am Ende beide Seiten unterschreiben. Weitere Gebäudetypen mit regelmäßiger Reinigung behandelt die Unterhaltsreinigung.