Leistungsverzeichnis für die Gebäudereinigung

Kurz gesagt: gleiche Vorgabe, vergleichbare Angebote

Wer drei Reinigungsfirmen um ein Angebot bittet und dabei nur sagt „Büro, 400 Quadratmeter, zweimal pro Woche“, bekommt drei Angebote für drei verschiedene Leistungen. Die eine Firma rechnet die Teeküche mit, die zweite nicht. Die dritte setzt für die Sanitärräume denselben Rhythmus an wie für die Büros. Die Preise stehen nebeneinander, aber sie beschreiben nicht dasselbe.

Ein Leistungsverzeichnis löst das, indem es die Leistung festlegt, bevor jemand einen Preis nennt. Es beschreibt Raum für Raum, was getan wird, wie oft, und was nicht dazugehört. Jeder Anbieter rechnet dann dieselbe Aufgabe. Unterschiede im Preis zeigen dann einen Unterschied in der angesetzten Zeit oder im Stundensatz, und beides lässt sich nachfragen.

Dieser Artikel ist eine Arbeitshilfe für Hausverwaltungen, Facility Manager und Eigentümer, die ein Verzeichnis erstellen oder ein vorhandenes prüfen wollen. Das Raster funktioniert mit jedem Anbieter. Wie der Preis aus Fläche, Leistungswert und Rhythmus entsteht, erklärt Was kostet Gebäudereinigung?; hier geht es um die Vorgabe, aus der der Preis gerechnet wird.

Bausteine eines Leistungsverzeichnisses

Ein Leistungsverzeichnis für die Reinigung besteht aus drei Teilen, die aufeinander aufbauen: dem Flächenverzeichnis, der Beschreibung der Tätigkeiten mit ihrem Rhythmus und der Abgrenzung dessen, was enthalten ist und was nicht. Fehlt einer der drei Teile, füllt jeder Anbieter die Lücke mit eigenen Annahmen.

Flächen und Raumgruppen

Das Flächenverzeichnis ordnet jeden Raum einer Raumgruppe zu und nennt seine Fläche in Quadratmetern. Raumgruppen fassen Räume zusammen, die gleich gereinigt werden: Büroräume, Besprechungsräume, Flure und Treppen, Sanitärräume, Teeküchen, Eingangsbereiche, Lager und Technikräume. Eine Gesamtzahl reicht nicht, weil ein Sanitärraum pro Quadratmeter deutlich mehr Arbeit macht als ein Flur.

Zur Fläche gehören Angaben, die den Aufwand verändern: der Bodenbelag je Raumgruppe, die Zahl der Sanitärobjekte, die Zahl der Arbeitsplätze und Papierkörbe, Glasflächen innen und außen und die Etage mit oder ohne Aufzug. Ein Grundriss mit Raumnummern erspart viele Rückfragen. Wer keinen hat, nummeriert die Räume einmal durch und hält die Nummern im Verzeichnis fest.

Tätigkeiten und Rhythmus

Für jede Raumgruppe steht, welche Arbeiten anfallen und in welchem Rhythmus. Die Tätigkeit muss so benannt sein, dass zwei Personen dasselbe darunter verstehen: „Boden feucht wischen“ ist eindeutig, „Boden reinigen“ nicht. Üblich ist eine Trennung nach Rhythmus: täglich oder an jedem Reinigungstag, wöchentlich, monatlich, und Arbeiten in größeren Abständen wie Grundreinigung oder Glasreinigung.

Zwei Angaben werden oft vergessen. Erstens die Reinigungstage und das Zeitfenster, weil davon abhängt, ob Räume zugänglich sind und ob die Arbeit im laufenden Betrieb stattfindet. Zweitens die Zahl der Einsätze pro Jahr, weil Feiertage und Betriebsferien sonst in jedem Angebot anders gezählt werden. Für die Sanitärräume in Arbeitsstätten gibt es einen gesetzlichen Rahmen: Der Arbeitgeber hat dafür zu sorgen, dass Arbeitsstätten den hygienischen Erfordernissen entsprechend gereinigt werden (§ 4 Absatz 2 ArbStättV). Welchen Rhythmus das im Einzelfall bedeutet, legt das Verzeichnis fest, nicht der Anbieter.²

Positivliste und Ausschlüsse

Die Positivliste ist das Verzeichnis selbst: Alles, was dort steht, ist Teil der Leistung. Die Negativliste nennt ausdrücklich, was nicht dazugehört, obwohl es im Gebäude anfällt. Typische Punkte sind Geschirr in der Teeküche, Schreibtischoberflächen mit Unterlagen darauf, Außenflächen und Winterdienst, Fenster außen, Lager und Archive, Reinigung nach Handwerkerarbeiten und die Beseitigung von Schäden durch Wasser oder Vandalismus.

Für ein kleines Objekt genügt dafür ein Absatz unter dem Raster. Wichtig ist nicht die Länge, sondern dass die Punkte genannt sind, bei denen es später Streit gibt: Was passiert mit Flächen, die am Reinigungstag nicht zugänglich sind? Wer leert welche Mülltonnen? Gehört das Auffüllen von Seife und Papier dazu, und wer bezahlt es?

Für Wohngebäude kommt eine Abgrenzung dazu, die sich auf die Nebenkostenabrechnung auswirkt: Zu den Betriebskosten gehören die Kosten der Gebäudereinigung, und zwar die Kosten für die Säuberung der von den Bewohnern gemeinsam genutzten Gebäudeteile, wie Zugänge, Flure, Treppen, Keller, Bodenräume, Waschküchen und Fahrkorb des Aufzugs (§ 2 Nr. 9 BetrKV). Ein Verzeichnis, das Gemeinschaftsflächen und vermietete oder gewerblich genutzte Einheiten als getrennte Positionen führt, erleichtert daher die spätere Zuordnung der Rechnung.¹

Raster zum Kopieren

Das Raster hat fünf Spalten: Raumgruppe, Fläche, Tätigkeit, Rhythmus, Hinweis. Eine Preisspalte fehlt mit Absicht. Sie wird erst im Angebot gefüllt, und zwar vom Anbieter, je Position. Die beiden Beispiele zeigen den Aufbau für ein kleines Bürogeschoss und für ein Treppenhaus. Die Rhythmen sind Platzhalter, die Sie für Ihr Objekt festlegen.

Für ein kleines Objekt sind diese Tabellen oft schon das ganze Verzeichnis. Für ein größeres Gebäude wiederholt sich das Raster je Etage oder je Nutzungseinheit; dann lohnt sich eine Spalte mit der Raumnummer aus dem Grundriss. Eine Tabellenkalkulation reicht als Werkzeug, solange jede Zeile eine Position bleibt, auf die sich das Angebot später beziehen kann.

Was im Vertrag zusätzlich geregelt sein sollte

Das Leistungsverzeichnis beschreibt, was gereinigt wird. Der Vertrag regelt, wie die Zusammenarbeit läuft. Beides gehört zusammen, und das Verzeichnis sollte als Anlage ausdrücklich Teil des Vertrags sein, damit im Streitfall nicht das Angebot gegen eine frühere E-Mail steht.

Werkvertrag oder Dienstvertrag

Häufig wird gefragt, ob ein Reinigungsvertrag ein Werkvertrag oder ein Dienstvertrag ist. Das Bürgerliche Gesetzbuch beschreibt beide: Durch den Werkvertrag wird der Unternehmer zur Herstellung des versprochenen Werkes, der Besteller zur Entrichtung der vereinbarten Vergütung verpflichtet; Gegenstand kann auch ein anderer durch Arbeit oder Dienstleistung herbeizuführender Erfolg sein (§ 631 BGB). Durch den Dienstvertrag wird derjenige, welcher Dienste zusagt, zur Leistung der versprochenen Dienste, der andere Teil zur Gewährung der vereinbarten Vergütung verpflichtet (§ 611 BGB).^{3, 4}

So vergleichen Sie Angebote

Liegt dasselbe Verzeichnis jedem Angebot zugrunde, lässt sich der Vergleich in vier Schritten führen. Er zeigt nicht nur, wer günstiger ist, sondern warum.

Welche Punkte fehlen in Angeboten am häufigsten? Die Zahl der Einsätze pro Jahr, die Stunden hinter der Monatssumme, die Behandlung nicht zugänglicher Räume und die Frage, wer Seife und Papier bezahlt. Fragen Sie diese vier Punkte nach, bevor Sie Preise vergleichen.

Wie Sie aus Monatssumme und Stunden den Stundensatz und den Leistungswert zurückrechnen, steht in Was kostet Gebäudereinigung?. Für Büros ergänzt Was kostet Büroreinigung?, was ein Büro teurer oder günstiger macht.

Muss ein kleines Objekt das auch haben?

Ja, nur kürzer. Für eine Praxis mit fünf Räumen oder ein Haus mit acht Wohnungen ist ein Verzeichnis eine Tabelle mit sechs bis acht Zeilen und einem Absatz Ausschlüsse. Der Aufwand ist überschaubar und zahlt sich beim ersten Angebot aus, weil weniger nachverhandelt werden muss.

Wer das Verzeichnis pflegt, sollte von Anfang an feststehen: in der Regel die Hausverwaltung oder die Person, die den Vertrag unterschreibt. Ändert sich die Nutzung, zieht ein Mieter aus oder kommt eine Etage dazu, wird die Tabelle angepasst und beiden Seiten als neue Fassung mit Datum zugestellt. So bleibt das Verzeichnis die eine Vorgabe, auf die sich Rechnung, Reklamation und Angebot beziehen.

Was wir von Ihnen brauchen

Ein vorhandenes Leistungsverzeichnis können Sie zur Grundlage Ihrer Anfrage machen. Das Kontaktformular hat kein Feld für Anhänge; beschreiben Sie das Objekt deshalb in der Nachricht, ein vorhandenes Verzeichnis können Sie nach der ersten Rückmeldung nachreichen. Reinigungszeiten bietet GlanzFix montags bis samstags zwischen 08:00 und 20:00 Uhr an.