Firmenumzug planen

Kurz gesagt: früh beginnen, einen Verantwortlichen benennen

Ein Firmenumzug scheitert in kleinen Büros selten am Tragen. Er scheitert an Aufgaben, die niemandem gehören: Wer bestellt den Internetanschluss am neuen Standort? Wer liest in den alten Räumen die Zähler ab? Wer schreibt den Kunden? Deshalb steht am Anfang eine Person mit Entscheidungsbefugnis, bei wenigen Beschäftigten meist die Inhaberin, der Inhaber oder die Büroleitung. Sie führt die Liste und sagt am Ende: erledigt.

• Datum: Stichtag für den Umzug und Stichtag für die Übergabe der alten Räume. Beide können auseinanderliegen.
• Bestand: was mitkommt, was weg soll, was am neuen Ort neu angeschafft wird.
• Technik: wer Telefon, Internet, Rechner und Drucker abbaut, anschließt und testet.
• Zufahrt: wie Fahrzeug und Träger an beiden Adressen herankommen, auch ins Gebäude.
• Alte Räume: in welchem Zustand sie zurückgegeben werden und wer dafür sorgt.

Wie früh sollte ein Büroumzug geplant werden?

Eine Frist, die für alle gilt, gibt es nicht, und wir nennen keine erfundene. Die Zeit hängt an der Zahl der Arbeitsplätze, am Umfang von Technik und Akten, an der Kündigungsfrist der alten Räume und daran, ob die neuen Räume vorher hergerichtet werden müssen. Die Wochenangaben im nächsten Abschnitt sind ein Planungsvorschlag, den Sie auf Ihren Fall kürzen oder strecken.

Zeitplan rückwärts vom Stichtag

Rechnen Sie vom Stichtag zurück. Die Tabelle ist ein Vorschlag für ein Büro mit etwa drei bis zwanzig Arbeitsplätzen. Verlangt Ihr Mietvertrag, Ihr Anbieter oder Ihre Stadt eine längere Frist, gilt diese, und alles davor verschiebt sich.

Bestand aufnehmen: was mitkommt, was nicht

Gehen Sie Raum für Raum durch, mit einer Liste und einer Kamera. Jedes Stück, das nicht mitkommt, muss weder verpackt noch getragen noch aufgebaut werden. Das Aussortieren ist deshalb der wirksamste Schritt des ganzen Umzugs, und er kostet nur Zeit von Ihnen.

Technik, Telefon, Akten: wer sich kümmert

Hier liegen die meisten Lücken, weil Technik nicht automatisch zum Umzugsteam gehört. Gehen Sie davon aus, dass Telefon, Internet und IT bei Ihnen oder Ihrer IT-Betreuung bleiben, und lassen Sie sich jede Ausnahme im Angebot schriftlich bestätigen.

Wer kümmert sich um die IT?

Sie selbst, Ihre IT-Betreuung oder Ihr Anbieter. Beauftragen Sie die Anschlüsse am neuen Standort rechtzeitig und fragen Sie den Anbieter, wie lange die Schaltung dauert und ob Ihre Rufnummer mitgenommen werden kann. Vor dem Abbau liegt eine vollständige Datensicherung an einem anderen Ort als dem Büro. Rechner, Netzteile und Kabel kommen beschriftet in einen Karton pro Arbeitsplatz.

Akten: sortieren, nicht wegwerfen

Beim Umzug liegt es nahe, Akten gleich mit zu entsorgen. Das ist riskant, weil Aufbewahrungsfristen weiterlaufen. Die Abgabenordnung nennt zehn Jahre für Bücher, Aufzeichnungen und Jahresabschlüsse, acht Jahre für Buchungsbelege und sechs Jahre für sonstige aufzubewahrende Unterlagen, mit Ausnahmen im Einzelfall. Sortieren Sie deshalb in drei Stapel: laufende Akten, Archiv mit Frist und Entsorgung. Was entsorgt werden soll, klären Sie vor dem Umzug in Ihrem Betrieb, nicht am Stichtag im Flur.⁵

Zufahrt und Halteverbot an beiden Adressen

Ein Halteverbot ordnet die Straßenverkehrsbehörde an. Nach der Straßenverkehrs-Ordnung bestimmen diese Behörden, wo und welche Verkehrszeichen anzubringen sind. Wer den Antrag stellt, wie lange vorher und was er kostet, regelt die jeweilige Stadt, und das unterscheidet sich. Die Regeln der einzelnen Städte stehen im Ratgeber Halteverbot für den Umzug in NRW.¹

Denken Sie an beide Adressen. Das alte Büro braucht Platz zum Beladen, das neue zum Entladen, und beides geschieht oft am selben Tag. Klären Sie außerdem, was die Straße nicht löst:

Alte Räume: Räumen und Reinigung zur Übergabe

Der Umzug endet nicht mit dem letzten Karton. Die alten Räume müssen zurückgegeben werden, und wie, richtet sich nach Ihrem Gewerbemietvertrag. Lesen Sie dort die Klauseln zu Rückgabe, Rückbau von Einbauten und Fristen. Was dort steht, gilt für Sie. Wir treffen dazu keine Aussage, weil jeder Vertrag anders lautet.

Lassen sich die alten Räume gleich mitreinigen?

Ob eine Reinigung zur Übergabe nötig ist, entscheidet der Vertrag, wie gründlich sie sein soll, vereinbaren Sie mit dem Vermieter. Wünschen Sie sie, nennen Sie es schon in der Anfrage zum Umzug, damit Termin und Ablauf zusammenpassen. Mehr zur Reinigung von Büroflächen steht auf der Seite zur Büroreinigung.

Adresse ändern: Kunden, Ämter, Register

Die neue Adresse wandert in viele Dokumente. Beginnen Sie mit denen, bei denen eine Pflicht im Gesetz steht, und arbeiten Sie danach Ihre eigene Liste ab.

• Gewerbeanzeige: Wer ein stehendes Gewerbe betreibt, muss laut Gewerbeordnung anzeigen, wenn der Betrieb verlegt wird. Ob das auf Ihren Betrieb zutrifft, klären Sie mit der zuständigen Behörde. Praxen und Büros freier Berufe prüfen es für sich.
• Rechnungen: Eine Rechnung muss den vollständigen Namen und die vollständige Anschrift des leistenden Unternehmers und des Leistungsempfängers enthalten. Ab dem Stichtag gehört deshalb die neue Anschrift in jede Rechnungsvorlage.
• Website: Anbieter geschäftsmäßiger digitaler Dienste müssen Name und Anschrift nach § 5 DDG leicht erkennbar und unmittelbar erreichbar bereithalten. Impressum und Kontaktseite werden am Stichtag angepasst, nicht Wochen danach.
• Weitere Stellen prüfen Sie selbst: Finanzamt, Handelsregister falls eingetragen, Kammer, Bank, Versicherer, Lieferanten, Energieversorger, Telefonanbieter, Branchenverzeichnisse, Briefkopf, Stempel, Visitenkarten, E-Mail-Signatur.

Quellen^{2, 3, 4}

Schreiben Sie Kunden und Lieferanten zweimal: einmal vorab mit dem Datum, einmal am Stichtag mit der gültigen Anschrift. Eine Vorlage hat vier Angaben: Datum der Verlegung, neue Anschrift, was sich sonst ändert und was gleich bleibt, etwa Telefonnummer und Ansprechperson.

Kosten: was sie bestimmt

Wir nennen hier keinen Preis und keine Beispielpreise anderer Anbieter. Ein Büroumzug lässt sich ohne Fläche, Etage, Weg und Technik nicht seriös beziffern. Was den Preis bewegt, können Sie dagegen aufschreiben:

• Zahl der Arbeitsplätze und Menge der Möbel
• Menge an Akten und Kartons
• Etage und Aufzug an beiden Adressen, Länge des Wegs vom Fahrzeug
• Zufahrt und Halteverbot
• Abbau und Aufbau von Möbeln, falls vereinbart
• Gewünschtes Zeitfenster, zum Beispiel ein Samstag, wenn im Büro nicht gearbeitet wird
• Reinigung oder Räumung der alten Räume, falls gewünscht

Wie ein Umzugsangebot zustande kommt, erklärt Was kostet ein Umzug?. Verlangen Sie ein Angebot, das Leistungen einzeln nennt, und prüfen Sie, was nicht enthalten ist.

Was kostet ein kleiner Büroumzug?

Das lässt sich ohne Angaben nicht sagen. Mit den Angaben aus dem nächsten Abschnitt erhalten Sie ein individuelles Angebot.

Was wir für ein Angebot brauchen

Je genauer die Angaben, desto verlässlicher das Angebot. Wir sind Montag bis Samstag von 08:00 bis 20:00 Uhr erreichbar.

• Alte und neue Adresse, jeweils Etage und Aufzug
• Fläche und Zahl der Arbeitsplätze
• Stichtag und, falls vorhanden, Termin der Rückgabe der alten Räume
• Grobe Menge an Möbeln, Akten und Technik, Fotos helfen
• Ob Möbel ab- und aufgebaut werden sollen
• Wer sich um IT und Telefon kümmert
• Ob die alten Räume gereinigt werden sollen
• Hinweise zur Zufahrt, etwa Hof, Durchfahrt oder Halteverbot